Vos réunions d’équipe hebdomadaires ne doivent pas être une perte de temps ennuyeuse

L’une des réunions les plus difficiles à organiser est la réunion hebdomadaire, qui est trop souvent une récitation ennuyeuse de l’état d’avancement des différents projets, avec un enthousiasme manifesté uniquement par la personne qui parle actuellement de son projet. Certaines organisations ont supprimé ces sessions, mais il est utile qu’une équipe – qu’elle soit composée de managers, de vendeurs ou du noyau dur d’une start-up – se réunisse chaque semaine pour se coordonner et construire un esprit collégial. Ainsi, si nous cherchons à améliorer nos réunions, la question devient la suivante : comment réussir cette réunion critique et fréquente ?

Mike Figliuolo, directeur général du cabinet de conseil thinkLEADERS, estime qu’un bon point de départ est de partager les informations à l’avance. Envoyez les documents longtemps à l’avance et indiquez clairement que les informations doivent être examinées avant que les gens n’entrent dans la salle. Tenez-les à cette norme en leur demandant directement lorsqu’ils se rassemblent : « Est-ce que tout le monde a examiné les informations qui ont été envoyées ? Si cela n’est pas suffisant, il suggère que vous ajourniez la réunion et la reprogrammiez.

Il vous exhorte également à appliquer la règle des 80/20 aux réunions. « Il n’y a que quelques indicateurs ou quelques projets qui comptent vraiment et qui vont générer vos résultats, et vous devriez consacrer la grande majorité de votre temps à ce petit nombre de projets », écrit-il sur son blog. Les réunions de statut hebdomadaires tentent de couvrir toute la gamme, mais généralement quelques points dominent. Sont-ils les bons – les 10 à 20 pour cent qui génèrent des résultats ? Trop souvent, non. En effet, ils peuvent être médiocres, ternissant l’ensemble de la réunion comme une perte de temps.

Une autre question à poser à propos de vos réunions hebdomadaires : sont-elles inspirantes ? Ce n’est pas le mot qui me vient habituellement à l’esprit. Nécessaire, tolérable, morne, obligatoire, terne et atroce sont des descriptions plus typiques. Mais le consultant en diversité, Sam Basu, insiste sur le fait que les réunions devraient – ​​et peuvent être – inspirantes.

Une partie du problème, note-t-elle, est que nous commençons à les prendre pour acquis. Lorsque nous arrivons, impatients de repartir, nous sautons dans les mauvaises herbes des mises à jour de l’état actuel et des actions à venir. « Nous pouvons rendre ces réunions plus inspirantes en définissant un contexte global au début et à la fin des réunions : en itérant la vision du projet, les objectifs et les résultats à long terme (et pourquoi ils sont passionnants) », écrit-elle dans Entrepreneur. Continuez également à encourager la contribution de chacun, plutôt que de simplement réciter, et accueillez les idées innovantes, même les plus farfelues.

Le consultant David Burkus affirme que le travail est un travail d’équipe de nos jours et que les réunions hebdomadaires sont le lieu où cette équipe se réunit pour « travailler à voix haute » et communiquer non seulement leur mise à jour de statut, mais également les domaines dans lesquels ils ont besoin d’aide et les pivots de projet qu’ils ont dû entreprendre.

Le premier point à l’ordre du jour devrait être les victoires – donner aux individus une chance de partager leurs récents succès et à l’équipe de célébrer les étapes et les progrès récents. « Commencer par des victoires permet d’accomplir deux choses. Premièrement, cela met tout le monde dans le bon état d’esprit pour démarrer la réunion. Deuxièmement, cela donne à d’autres personnes l’opportunité de partager leurs éloges et leur gratitude envers leurs coéquipiers pour leur aide dans la réalisation de cette victoire. Cela permet de démarrer la réunion avec le sentiment que chacun apporte sa contribution et que sa contribution est remarquée et appréciée », écrit-il sur son blog.

Cela s’inscrit également parfaitement dans le deuxième point de l’ordre du jour, les mises à jour de l’état. Ici, il est essentiel que les gens partagent toutes les décisions qu’ils ont dû prendre et les changements qu’ils ont entrepris. De cette façon, lorsqu’ils auront terminé leur tâche, personne ne devrait être surpris que cela soit différent de ce qui était initialement prévu. C’est également un endroit où les gens peuvent apprendre comment leurs tâches individuelles s’intègrent aux objectifs de l’équipe.

Concentrez-vous maintenant sur les priorités, le troisième point de l’ordre du jour. Vous savez où en est chacun par rapport à ses objectifs précédents et pouvez voir quels nouveaux objectifs et tâches sont apparus à la suite du travail de la semaine précédente. Délimitez les nouveaux objectifs et tâches et classez-les par ordre de priorité. « Trop d’individus et d’équipes deviennent la proie de la tyrannie de l’urgence lorsque de nouvelles tâches s’ajoutent à la liste. Ainsi, revoir et mettre à jour la liste des priorités aide tout le monde à rester concentré et évite à quiconque de se sentir dépassé », explique M. Burkus.

Quatrième point : Obstacles routiers. Les membres de l’équipe en ont probablement un peu parlé dans la section de mise à jour du statut ; il est désormais temps de se concentrer sur ces obstacles ou ces défis anticipés. « Avoir un moment dédié au cours de la réunion pour en discuter aide vos collaborateurs à vous dire ce dont ils ont besoin et les aide à choisir de s’entraider, ce qui améliore la collaboration et la productivité », dit-il.

Le dernier point de l’ordre du jour devrait être le but. Le leader doit relier le travail dont vous venez de parler à la mission et à la vision plus larges de l’organisation. À qui sert le travail que vous faites ? Cela peut être le bon moment pour partager les retours de clients ou de collègues d’autres services qui ont bénéficié du travail de l’équipe. Vous terminez sur une bonne note et donnez aux gens l’occasion d’envisager avec plus d’émotion la réunion de la semaine prochaine.

Boulets de canon

  • Pour aider les réunions à se terminer à l’heure, le consultant de Calgary, Mike Kerr, suggère que, 10 minutes après l’heure de fermeture prévue, tout le monde se lève pour terminer la séance. Comme par magie, la discussion va s’accélérer.
  • Vos annonces sont-elles des porcs-épics ou des rhinocéros ? Le maestro de la publicité Roy H. Williams affirme qu’une publicité faible tente de faire valoir trop de points, mais aucun d’entre eux n’est très puissant. Une annonce faible est donc un petit porc-épic ballonné. Une publicité puissante fait passer un seul point d’un côté de votre maison et de l’autre avec tout l’élan d’un rhinocéros en charge. « Le monde est couvert de publicités sur les porcs-épics », prévient-il.
  • Les réunions d’étalonnage, les tentatives visant à améliorer l’équité des évaluations de performance en réunissant les dirigeants des différents départements pour comparer les résultats, éliminent la tendance des superviseurs à être trop indulgents avec leur équipe, mais introduisent d’autres préjugés, selon les recherches. Ils ont tendance à exacerber la tendance à classer les employés davantage vers le milieu de l’échelle, sans faire la différence entre les employés très performants, moyens et peu performants. Ils renforcent également les stéréotypes sexuels et raciaux sur ceux qui ont de la valeur.

Harvey Schachter est un écrivain basé à Kingston et spécialisé dans les questions de gestion. Lui et Sheelagh Whittaker, ancienne PDG d’EDS Canada et de Cancom, sont les auteurs de Quand Harvey n’a pas rencontré Sheelagh : e-mails sur le leadership.

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